Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista/tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

pvm: 29.5.2019

1. Rekisterin nimi

Montessoripäiväkoti Mion asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Keravan Montessoripäiväkodin kannatusyhdistys ry

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja)

Anu Salminen, päiväkodin johtaja, p. 050 304 7774, anu.salminen@montessorikerava.fi 

4. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Elina Henttonen, Keravan Montessoripäiväkodin kannatusyhdistys ry:n puheenjohtaja, p. 050 546 9251

5. Tietosuojavastaava

Anu Salminen, päiväkodin johtaja

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Varhaiskasvatuslaissa (540/2018) säädettyjen varhaiskasvatukseen ja perusopetuslaissa (628/1998) säädetyn esiopetukseen liittyvien tehtävien hoitaminen.

Henkilötietoja käsitellään varhaiskasvatuksen asiakassuhteiden ja yhdistyksen jäsenyyksien hoitamisessa sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisessa. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa: varhaiskasvatuspalvelun järjestäminen ja toteuttaminen, palveluun liittyvä viestintä, asiakaslaskutus, asiakaspalautteen keräys ja käsittely, rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen, arviointi ja seuranta.

LAINSÄÄDÄNTÖ:

– Varhaiskasvatuslaki (540/2018) ja asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)

– Perusopetuslaki (628/1998)

– Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)

– Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)

– Laki sosiaali-ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)

– Laki lastensuojelusta (417/2007)

– Lastensuojeluasetus (1010/1983)

– EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

– Tietosuojalaki (1050/2018)

– Lakiviranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

– Hallintolaki (434/2003)

– Arkistolaki (831/1994)

7. Rekisterin tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötieto-ryhmistä)

Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, jotka ovat varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen asiakkaina päiväkodissa.

Rekisteriin voidaan rekisteröidystä henkilöstä tallentaa:

– Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, äidinkieli, kotikunta

– Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti, äidinkieli, siviilisääty, kotikunta

– Perhekokoonpano

– Hakemustiedot ja palveluntarve

– Varhaiskasvatuspäätös

– Varhaiskasvatusmaksua koskevat tiedot

– Varhaiskasvatuksen järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot kuten siihen liittyvät suunnitelmat ja pedagogiset asiakirjat

– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, terveystiedot, kuvauslupa, jne.)

– Päätös palvelusetelin myöntämisestä ja arvosta

– Perheen tulotiedot

– Päätös kuntalisästä tai erityiskuntalisästä

– Esiopetuspäätös

– Esiopetuksessa olevan lapsen erityisen tuen päätös

– Todistus esiopetukseen osallistumisesta

– Varhaiskasvatusajat, läsnä- ja poissaolotiedot

– Esiopetuksessa olevan lapsen poissaolot ja lomahakemukset

– Toimintayksikkötiedot

– Varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa olevan lapsen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki)

– Yhteistyötahoilta saatu tieto kuten neuvolalomakkeet tms. muut asiantuntijoiden lausunnot

– Varhaiskasvatuksen henkilökunnan ja esiopettajien perus- ja yhteystiedot (mm. henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot) sekä työajan suunnitelmat

– Henkilökunnan palkkatiedot

– Kuvamateriaali ja muu varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa syntyvä materiaali

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Osa rekisterin tiedoista on salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat viranomaisten julkisuudesta annetun lain 24 §:n (23-25, 30-32) mukaan muun muassa kaikki terveydentilaa, turvakieltoa, yksityiselämää ja varallisuutta koskevat tiedot.

Jokaisella työntekijällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän välittömästi tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

8. Tietojen säilytysajat 

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Keravan kaupungin arkistointisuunnitelmaa. Lisätietoja arkistoinnista antaa päiväkodin johtaja Anu Salminen (p. 050 304 7774).

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

9. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen luovutus

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään varhaiskasvatushakemuksissa ja huoltajien kanssa käydyistä keskusteluista. Tietoja voidaan saada myös rekisteröidyn kotikunnan varhaiskasvatuspalveluista. Varhaiskasvatuspalvelun toteuttamiseen liittyviä tietoja syntyy myös varhaiskasvatussuhteen aikana pääosin asiakkaan antamana tai työntekijän kirjaamana.

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä.

Keravan kaupunki:

Keravan kaupungille luovutetaan vaadittavat asiakastiedot

Kela:

Kelaan siirretään huoltaja- ja lapsitietoja varhaiskasvatuksen alkaessa ja päättyessä sähköisessä muodossa. Kelaan ilmoitetaan myös perheeseen liittyvistä muutoksista kuten osa-aikainen varhaiskasvatus.

Varda: (01.01.2020 alkaen)

Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Montessoripäiväkoti Mio siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat henkilötiedot:

– nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot

– toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa

– varhaiskasvatushakemuksen toimittamispäivämäärä

– päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

– varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot

-varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta osoitteesta https://www.oph.fi/kehittamishankkeet/varda

Tietoja ei luovuteta EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:

ei ole

B. MANUAALINEN AINEISTO:

– paperimuodossa olevat asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa tiloissa. Sähköinen aineisto suojataan henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakassuhteen päättyessä kertynyt aineisto luovutetaan rekisteröidylle.

11. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on pyynnöstä toimitettava jäljennösrekisteröidylle hänen osaltaan käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Mikäli rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle siihen syy ja lisäksi kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13-16 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko

a)     periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai

b)    kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

12. Oikeus tiedon oikaisemiseen (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja on käsitelty, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisupyyntö osoitetaan päiväkodin johtaja Anu Salmiselle.

Keravan Montessoripäiväkodin kannatusyhdistys ry/Anu Salminen

Kääpäkatu 5

04260 Kerava

13. Muut oikeudet     

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja- asetusta.

Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679) artiklaan 77.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja verkkosivu

Osoite: PL 800, 00520 Helsinki

puh. 029 56 16670

http://www.tietosuoja.fi/fi/